一文学会ACCESS数据库,管理数据不再使用EXCEL

2023-05-24 0 965

Access资料库概要

一文学会ACCESS数据库,管理数据不再使用EXCEL

Access是Microsoft子公司面世的Office系列产品网络化应用软件的两个模块

它是两个较大型的资料库信息系统。

它广为应用于财务管理工作、行政管理工作、金融创新、统计数据和审计工作等为数众多应用领域。

在1992年11月Microsoft子公司面世了第二个供对个人采用的亲密关系资料库系统Access 1.0

其后Access急速地改良和强化,从1995年已经开始,Access做为Microsoft Office限量版应用软件的一小部分,相继面世了数个版

现阶段较为称心,所以相对平稳的版是Access 2010

你在加装Office 2010后,便可开启Access资料库信息系统:

“已经开始”→“大部份流程”→“Microsoft Office”

“Microsoft Access 2010”指示,开启Access 2010。

Access资料库建立表

在Access 2010中,它给他们提供更多了五大资料库第一类,Access的主要就机能是透过这五大统计数据数据第一类来顺利完成的:

表(Table)

查阅(Query)

控件(Form)

财务管理工作报表(Report)

宏(Macro)

模块(Module)

建立统计数据数据表的方式有以下几种:

1、透过复制粘贴建立统计数据数据表

首先建立了两个空的资料库,找到保存到的路径,双击打开:

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点击 “建立”选项卡:

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选择“表”后,出现了表1,这个是他们建立的表了,但它是两个空的表:

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这个空的表默认的表名是表1,当然,他们可以给它改成其它的他们便于识别的名字,下面这个图是了:

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点击确定:

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从Excel表里面取个现成的统计数据数据:

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复制后粘贴:

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上面这个统计数据数据表已经不是普通的统计数据数据表了,它是以资料库的形式存在统计数据数据表里面,他们可以用资料库指示对这个统计数据数据表进行相应操作了。

2、透过导入外部统计数据数据建立统计数据数据表

Access资料库也可以透过导入外部统计数据数据的方式来建立统计数据数据表。

首先,点击“外部统计数据数据”选项卡,大家可以看到,供他们导入统计数据数据的文件格式有Excel文件、Access文件、文本文件、其他文件格式等等。

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在其它文件格式当中,最常用的是最后两个dBASE文件,它是VF资料库格式,它的扩展名是.dbf

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也可以直接导入Excel文件当中的统计数据数据:

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点击确定:

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选中两个统计数据数据表:

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下一步:

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可以添加主键,也是前面ID那个字段,它就会自动有个编号,所谓的主键,是不能有重复,它的作用是方便以最快的速度找到想要的行统计数据数据:

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输入刚刚导入统计数据数据表的名称即可:

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也可以导入文本文件,点击“外部统计数据数据“选项卡下的“文本文件”:

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找到要导入文本文件所在的路径:

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点击确定,选择“带分隔符”项:

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点击下一步:

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继续下一步:

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点击下一步:

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还可以导入VF资料库文件,实际是将别的资料库格式文件的统计数据数据直接移植到ACCESS资料库

点击“外部统计数据数据”选项卡下的“其他”,最后一项dBASE文件是导入VF统计数据数据格式的文件:

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点击后,选择好路径:

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然后点击确定就OK了:

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Access资料库查阅

Access为你提供更多了几种不同类型的查阅,主要就分为两大类:选择查阅和操作查阅

在进行查阅前,他们首先要明确他们的目的,也是你想要两个什么样的结果?

知道他们想要什么了,才能进一步写查阅语句。

例如,校长让教务处主任统计数据一下哪个班级的英语平均成绩最好?哪个班级语文平均成绩最好?

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要统计数据这个统计数据数据,主要就分以下几步:

第一步:建立查阅

点击“建立”选项卡的查阅设计:

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关闭单击右键“SQL视图”

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第二步:写查阅语句

Select 班级,avg(英语分数),avg(语文分数) From学生成绩表4 group by
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Select:查阅;

班级,avg(英语分数),avg(语文分数):这三个是他们要的结果,avg是英文平均的缩写

From学生成绩表4:这里是从“学生成绩表4”里面查

group by 班级:group by是分组的意思,是按哪个字段进行分类

第三步:运行

红色的“叹号”是运行

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出现下面这个统计数据结果

第一列是英语平均分

第二列是语文平均分

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可以为每个字段加两个别名,As后面接的是两个别名,

也可以把它看作是两个代号

这个别名是为了让你能够识别“avg(英语分数)”和 “avg(语文分数)”的

Select 班级,avg(英语分数) as 英语平均分,avg(语文分数) as 语文平均分 From学生成绩表4 group by
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查阅结果有变化:

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可以保存这个查阅:

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常用的选择查阅可以归纳以下几种类型

第一种查阅语句:

Select * from 学生成绩表4

它的意义是查阅“学生成绩表4”中大部份的统计数据数据,下图便是:

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运行之后,就出现下图这样的结果,和“学生成绩表4”中的统计数据数据一模一样。

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第二种查阅语句:

Select * from 学生成绩表4 where 英语分数>=60

较之前多了where 英语分数>=60,是表示加了条件限制,只查阅英语成绩及格的统计数据数据,where后面接的是限定条件。

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运行之后,就出现下图这样的结果,显示的只是英语成绩及格的人员,不及格的不显示。

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第三种查阅语句:

Select 班级,avg(英语分数) from 学生成绩表4 where 英语分数>=60 group by 班级

较之前多了“group by 班级”,所以把“*”改成了“班级,avg(英语分数)”,是表示对不同班级进行分组查阅,所以只查阅及格人员的平均成绩,也是中上等学生之间的较为,把不及格人员排除在外了。

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运行后,是下图这样的结果,显示了不同班级英语成绩及格学生的平均分数。

可以看到二班及格学生的英语平均成绩最高

二班中上等生的英语成绩要普遍高于其它班级的中上等生

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Access资料库查阅语句几个常用的统计数据函数

1、avg()函数

这个较为熟悉,是取字段的平均值:求每个班级语文的平均分:

Select 班级,avg(语文分数) from 学生成绩表 group by 班级
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运行结果:

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2、sum()函数

这个函数和他们Excel里面的较为类似,它是求和函数,求每个班级语文的总分:

Select 班级,sum(语文分数) from 学生成绩表 group by 班级
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运行结果:

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3、count()函数

统计数据记录数,求每个班级的学生人数:

SELECT 班级, count(学号) FROM 学生成绩表 GROUP BY 班级;
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运行结果:

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4、max()函数

取字段最大值,求每个班级的语文最高分:

SELECT 学号, max(语文分数) FROM 学生成绩表 GROUP BY 学号;
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运行结果:

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5、min()函数

取字段最小值,求每个班级的语文最低分:

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运行结果:

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查阅语句中where和having的条件用法

where和having在查阅语句中的作用都是条件限制

它们在查阅语句中的位置是不一样的,所以限制的内容也不一样

1、所处位置不一样

在查阅语句中where做为普通条件限制,它是在group by 之前

SELECT班级,avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表 WHERE 英语分数>=60 GROUP BY 班级
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而having是两个过滤声明,是在查阅返回结果集以后对查阅结果进行的条件限制,位置是在group by 之后

SELECT 班级, avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表 WHERE 英语分数>=60 GROUP BY 班级 HAVING avg(语文分数)>=60;
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2、后接内容不一样

在查阅语句中where后面只能接普通条件,不能接聚合函数条件

所谓的聚合函数是他们上一期提到的函数都可称为聚合函数

下面where后这样写是错误的:

SELECT 班级, avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表 WHERE avg(语文分数)>=60//错误 GROUP BY 班级
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在查阅语句中having做为查阅结果返回后的条件限制,需要接返回结果后的条件

下面having后这样写是错误的,因为返回结果已经不存在“英语分数”这个字段了:

SELECT 班级, avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表 WHERE 英语分数>=60 GROUP BY 班级 HAVING 英语分数>=60;//错误
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3、运行结果不一样

在where后接的条件表示要在英语成绩及格的学生中进行统计数据

统计数据这些学生的语文成绩怎么样

从下面的结果可以看到:

在一班英语及格的学生中语文成绩并不好平均成绩没有达到及格线

而其它班级英语和语文成绩都较好。

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having后加了个条件是avg(语文分数)>=60

这表示在统计数据结果中只显示平均成绩及格的班级,不及格的班级不显示

从结果看以看到:

下面这个结果较之前少了两个班级,是一班,因为一班语文平均成绩没及格

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同时查阅数个表

下面这个资料库有两个成绩单

两个是期中考试

两个是期末考试

要看一看学生成绩有没有进步:

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建立两个查阅,并写上下面的查阅语句:

SELECT A.学号, A.姓名, A.英语分数 AS 其中英语分, B.英语分数 AS 其末英语分 FROM 基础信息 AS A, 期末考试 AS B WHERE A.学号=B.学号;
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SELECT:后面接的是他们想要的信息,如学号,姓名,期中英语分,期末英语分;

FROM:后面接的是涉及的表名,这里面他们就涉及两个表,两个是“期中考试”,两个是“期末考试”;

WHERE:后面接的是限定条件,因为他们查的是两个表,而这两个表必须有两个纽带能够联系到一起,而这个纽带是学生的学号,因为每个学生的学号是唯一的,并没有重复,所以,他们查阅两个表的时候必须找到两个纽带,这个纽带不能重复,否则他们无法准确的区分学生的成绩。

运行之后,得到下面的结果:

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可以看到,赵风车的成绩下降的最快,期中考了70分,而期末考了35分

其他人的成绩有上升较快的,刘玲的成绩由30分上升到76分

这样每个学生的成绩就一目了然了,无论涉及几个表,只要找到这几个表共有的纽带,就可以查阅每个表相对应的信息了。

简单的嵌套查阅

先来看下面这个简单的查阅:

SELECT 班级, avg(英语分数) AS 英语平均分, avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表4 GROUP BY 班级;
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运行结果是:

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下面这个是嵌套查阅了:要看一下哪个班级英语平均分和语文平均分都及格了?

SELECT * FROM (SELECT 班级, avg(英语分数) AS 英语平均分, avg(语文分数) AS 语文平均分 FROM 学生成绩表y GROUP BY 班级) AS [%$##@_Alias] WHERE英语平均分>=60 AND 语文平均分>=60;
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运行结果是这样的,可以看到只显示两门成绩都及格的班级。:

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